Guía: Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas por la empresa.

Importancia:

-          Dejan constancia de las operaciones realizadas.

-          Individualizan a las personas que intervienen.

-          Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente.

-          Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (fuente de registración).

Archivo y Conservación

• Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente de cada una de las operaciones que realiza.
• Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión.
• Por ley, deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión.

Cuadro Resúmen de los Documentos Comerciales

Nombre del Documento	Transacción que representa
Orden de Compra	Original	Recepción de un pedido de mercaderías de un cliente
	Duplicado	Envío de un pedido de mercaderías a un proveedor
Factura	Original	Compra al contado o a crédito
	Duplicado	Venta al contado o a crédito
Ticket	Original	Compra al contado
	Duplicado	Venta al contado
Remito	Original	Constancia de recepción de las mercaderías pedidas
	Duplicado	Constancia de entrega de las mercaderías solicitadas y recibidas conformes por el comprador
Nota de Débito	Original	Cargos que el proveedor o acreedor hizo en nuestra cuenta
	Duplicado	Cargos en la cuenta de un cliente
Nota de Crédito	Original	Disminución que el proveedor o acreedor hace en nuestra cuenta
	Duplicado	Disminución que hacemos en la cuenta de un cliente
Recibo	Original	Constancia de pago. Entrega de dinero o valores a un tercero
	Duplicado	Constancia de cobro. Recepción de dinero o valores de un tercero
Resumen de Cuenta		Notificación que recibe el cliente de su proveedor con el detalle de los movimientos de su cuenta en un período determinado.
Pagaré		Promesa escrita de pago de una suma determinada en un plazo establecido
Cheque		Orden de pago dada contra un bando donde el/los firmante/s tiene/n fondos (dinero) depositado a su orden
Nota de Crédito Bancaria o Boleta de Depósito		Constancia de depósito en un banco.
Cupón Tarjeta de Crédito	Original	Constancia de una compra realizada. Compromiso de pago del resumen mensual
	Duplicado	Documentan créditos a favor del comerciante originados en ventas realizadas
Cupón Tarjeta de Débito	Original	Constancia de pago por débito automático en cuenta bancaria
	Duplicado	Constancia de cobro y medio de control de las liquidaciones

A continuación se detallan los distintos Documentos Comerciales.

Orden de Compra

Es el comprobante de origen interno con destino al exterior de la empresa compradora, quien lo emite y envía al proveedor indicando: cantidad de mercadería a comprar, detalle de las mismas, condiciones de pago y forma de entrega.

Se emite generalmente en dos ejemplares.

Original: para el vendedor. Sirve de base para la preparación del remito y la factura (preparar el pedido y dar curso a la facturación)

Duplicado: para el comprador. Sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, también para controlar el remito y la factura. A su vez implica un compromiso de comprar en las condiciones estipuladas.

Remito

Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

Se emiten en dos o tres ejemplares según el caso.

Original: para el comprador. Sirve para controlar las mercaderías recibidas y compararlas con las solicitadas (Orden de Compra).

Duplicado: para el vendedor. Sirve como medio de prueba de la entrega de las mercaderías y para dar de baja las mercaderías vendidas en el stock.

Triplicado: para la empresa de transporte. Sirve como constancia de que el transportista entregó las mercaderías.

Factura

Es el documento que manifiesta la realización de una venta. Es emitido por el vendedor y entregado al comprador indicando:

-          Lugar y fecha de emisión

-          Número del comprobante e identificación del modelo (A – B – C – E)

-          Datos del vendedor: Nombre, Domicilio, condición ante IVA y CUIT, fecha de inicio de actividades.

-          Datos del comprador: Nombre, Domicilio y CUIT.

-          Condiciones de venta

-          Cantidad de bienes vendidos

-          Descripción de los bienes vendidos

-          Precios unitarios de los bienes vendidos

-          Precios totales de los bienes vendidos

Se emiten dos ejemplares.

Original: para el comprador. Sirve para registrar la compra realizada.

Duplicado: para el vendedor. Sirve para registrar la venta realizada.

Ticket

Cumple la misma función que la factura. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP), llamadas controladores fiscales, y se lo entrega al comprador, quedando en la memoria de la máquina la operación realizada.

Nota de Débito

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que ha procedido a debitar (aumentar) un determinado importe en su cuenta corriente.

En la Nota de Débito se especifican los motivos que dieron origen a su emisión, los cuales pueden ser:

-          Por gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor, tales como fletes, comisiones, etc.

-          Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).

-          Por el cobro de intereses.

Se emiten dos ejemplares.

Original: para el comprador. Sirve para registrar el aumento de su deuda.

Duplicado: para el vendedor. Sirve para salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar un importe a su favor.

Nota de Crédito

Es el comprobante que la empresa vendedora emite al cliente detallando los motivos por los cuales ha procedido a acreditar (disminuir) un determinado importe en su cuenta corriente.

Los motivos que pueden dar origen a la emisión de una Nota de Crédito son:

-          Por devolución de mercaderías.

-          Por haberse facturado de más (cantidad o precio).

-          Por omisión de descuentos.

Se emiten dos ejemplares.

Original: para el comprador. Sirve para registrar una disminución en su deuda.

Duplicado: para el vendedor. Sirve para salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar un importe a favor del cliente en su cuenta corriente.

Resumen de Cuenta

Es un documento que le envía en forma períodica (mensualmente) el vendedor al comprador detallando las operaciones efectuadas en cuenta corriente (compras, pagos, notas de débito y crédito).

Se emiten dos ejemplares.

Original: para el comprador o cliente. Sirve para controlar los movimientos que ha tenido en su cuenta corriente y conocer el saldo que arroja mensualmente, cotejando con sus propios libros y registros.

Duplicado: para el vendedor. Sirve para facilitar los reclamos de pago y cotejar sus propias registraciones con las que tenga el cliente.

Recibo

Es el comprobante de emite una persona (cobrador) dejando expresa constancia escrita de haber recibido de otra persona (pagador) dinero u otros valores (cheques o pagarés). En el Recibo se indica el motivo por el cual se recibe el dinero o los valores, y en éste último caso el detalle de los mismos.

Se emiten dos ejemplares.

Original: para el pagador. Sirve para registrar la disminución de su deuda y como medio de prueba del egreso de dinero u otros bienes.

Duplicado: para el cobrador. Sirve como medio de registración y control de los ingresos de dinero u otros bienes, así como de cancelación de créditos.

Pagaré

Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.

Personas que intervienen:

-        Librador o Firmante: Es quien firma el pagaré y promete pagarlo cuando se produzca su vencimiento.

-        Beneficiario: Es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden se realice el pago.

-       Tenedor: Es la persona que tiene el documento por habérselo transferido el beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o endosarlo nuevamente.

-        Endosante/s: Es la persona o personas que transfieren el pagaré endosándolo.

El endoso es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro de un documento, firmando al dorso del mismo (endosándolo).

El pagaré se extiende en su solo ejemplar que se entrega al beneficiario. Cuando el documento es cancelado el tenedor se lo devuelve al deudor y éste procede a romper la esquina inferior donde se encuentra la firma del librador como medida de seguridad.

Cheque

Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto o emitir cheques con fecha diferida.

Girar en descubierto significa librar cheques sin tener fondos suficientes, previa autorización del Banco.

Personas que intervienen:

·          Librador o Firmante: es quien emite el cheque y ordena su pago.

·          Banco: es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque, la cual debe pagarlo.

·          Beneficiario: es la persona que recibe el cheque y puede cobrarlo.

·          Endosante: es el que recibe el cheque y lo transfiere por medio del endoso.

Tipos de Cheques:

-       Común: El que lo recibe podrá cobrarlo por ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo. El término para su cobro es de 30 días corridos a partir de su fecha de emisión.

-        Diferido: La fecha de emisión difiere de la fecha de cobro. El término para su cobro es de 30 días corridos a partir de su fecha de pago. El que lo recibe lo puede endosar.

Modalidades de emisión:

o    Al Portador: Es aquel en el que NO se menciona el nombre del Beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el lugar o escribir “al portador”. El Banco lo abonará a la persona que lo presente en ventanilla para su cobro o aceptará el depósito en su cuenta bancaria. Por lo tanto la transmisión de este valor opera por la simple entrega del cheque sin necesidad de endoso.

o    A favor de una determinada persona: en este caso se indica el nombre del beneficiario y el valor se trasmite por vía del endoso. Existen 2 tipos:

-  Con cláusula “a la orden” o sin ella: El beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o entregarlo a un tercero; en todos los casos esta transferencia se realizará por vía del endoso.

- Con cláusula “no a la orden”: El beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla o depositarlo en su cuenta bancaria. Este cheque NO se puede transferir a un tercero mediante el endoso.

o    Cheque Cruzado: Es el que lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar por ventanilla, por lo tanto debe ser depositado en cuenta bancaria.

Requisitos

v  Lugar y fecha de emisión. Si se trata de un cheque de pago diferido también deberá indicarse la fecha de pago.

v  Nombre (común o diferido) y Número de comprobante, impreso en el cuerpo y en el talón del cheque.

v  Nombre y domicilio del Banco.

v  Especificación de si es al portador o a nombre de una determinada persona.

v  La Cantidad de dinero, expresada en números y letras, así como el tipo de moneda (pesos, dólares).

v  Nombre del titular (librador), domicilio, CUIT y número de cuenta.

v  Firma del librador.

Endoso

El cheque extendido a favor de una persona determinada, que no posea la cláusula “no a la orden” será transmisible por endoso.

La firma a insertarse en un cheque para su cobro o depósito NO se computa como endoso.

El endoso deberá ser puro y simple y contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que represente, su N° de documento o CUIT según corresponda.

Cantidad de endosos permitidos:

- Cheque Común: 1 endoso

- Cheque Diferido: 2 endosos 

Casos en los que el Banco puede negarse a pagarlo

Ø  Por falta de fondos.

Ø  Por ausencia de alguno de los requisitos esenciales.

Ø  Si estuviese raspado, enmendado o borrado.

Ø  Por falta de endoso del beneficiario.

Ø  Por estar prohibido su pago (quiebra del librador, etc.).

Ø  Por dudosa autenticidad de la firma del librador.

Ø  Cuando el librador denuncia que fue extraviado o sustraído.

Ø  Por endosos tachados, o excedido en su límite.

El Banco deberá hacer constar en el dorso del cheque el motivo, la fecha y el domicilio del Librador; con esta constancia el beneficiario podrá iniciar juicio ejecutivo.

Nota de Crédito Bancaria o Boleta de Depósito

Es el documento que el Banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero, cheques u otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente o caja de ahorro.

El cuerpo es para el Banco y le permite acreditar en la cuenta del cliente el depósito realizado.

El talón sellado por Banco es para el cliente y sirve para controlar y registrar el depósito efectuado.

Tarjetas Plásticas

Es un medio de pago personal e intransferible que puede ser utilizada de la misma forma que el dinero en efectivo cuando se realizan compras en comercios adheridos al servicio.

Clases:

*  Tarjeta de Crédito: Otorga la posibilidad de financiar parcialmente las compras efectuadas, mediante un cargo mensual por el monto adeudado.

*  Tarjeta de Débito: Es un medio de pago en los comercios adheridos, produciéndose el débito automático en la cuenta; para ello es necesario que e usuario tenga previamente una caja de ahorro y dinero depositado en la misma por un importe superior al débito. Esta tarjeta también permite depósitos, extracciones y pago de servicios por cajeros automáticos.

Personas que Intervienen:

Ø  Entidad Propietaria: Es la entidad rectora responsable del funcionamiento del servicio que brinda la tarjeta. Ej.: VISA.

Ø  Entidad Emisora: Es la entidad que otorga la tarjeta. Ej.: Banco Macro, Banco Río, etc.

Ø  Entidad Pagadora: Es la entidad que recibe los cupones o liquidaciones y los abona a los establecimientos adheridos (comercios) y así mismo procede a enviar y cobrar las liquidaciones a los asociados. Ej.: Banco Macro, Banco Río, etc.

Ø  Socios: Son las personas que utilizan el servicio, los clientes.

Ø  Establecimientos o Comercios Adheridos: Son las personas físicas o jurídicas adheridos al sistema donde los usuarios (socios) pueden realizar sus compras y pagar con tarjeta.

Los cupones que emite el sistema en cada compra son comprobantes que respaldan dichas operaciones comerciales:

* de Tarjetas de Crédito:

-         Para el vendedor (comercio adherido) sirven para registrar las ventas realizadas, documentan los créditos a su favor hasta tanto la entidad pagadora se los pague y permiten controlar las liquidaciones.

-        Para el usuario (socio) constituyen la constancia de la compra y un compromiso de pago de la misma, sirven para controlar el resumen mensual y realizar su posterior pago.

*  de Tarjetas de Débito:

-      Para el vendedor (comercio adherido) sirven para registrar las ventas realizadas, son constancias de cobro y permiten controlar las liquidaciones.

-      Para el usuario (socio) constituyen la constancia de la compra, sirven como comprobante de pago de la misma y para controlar el resumen mensual.